به بزرگترین دانشنامه مالی فارسی خوش آمدید

چگونگی استفاده از اکسل در حسابداری

21 ارد

چگونگی استفاده از اکسل در حسابداری

یک مدیر هوشمند برای شرکت های کوچک و یا کسب و کارهای نوپا، از نرم افزار اکسل به منظور انجام خدمات حسابداری می تواند استفاده کند. اکسل تمام ابزارهای لازم برای تولید و نگهداری یک دفتر حسابداری را در اختیار دارد، اما نیاز به درک کامل از مفاهیم پایه حسابداری و توجه به جزئیات است. برای صاحبان کسب و کاری که هنوز به خرید نرم افزارهای حسابداری مطمئن نیستند، اکسل می تواند یک شروع خوب برای مدیریت سوابق حسابداری تا زمان خرید نرم افزار باشد.

استفاده از اکسل به عنوان دفتر حسابداری

ساده ترین تنظیم فایل اکسل جهت دفتر حساب شامل ستون تاریخ معامله یا تراکنش، شرح تراکنش و یک شماره مرجع، مانند صورت حساب یا شماره های چک است. ستون های بعدی می تواند شامل هریک از حساب ها در طول سال مالی باشد. در ثبت جزئیات باید دقیق بود چرا که بازگشت به عقب جهت اصلاح جزئیات حساب ها می تواند بسیار دشوار باشد. از راست به چپ، فهرست حساب ها باید شامل وضعیت حساب درآمد (شروع با درآمد و پایان با هزینه) باشد. سپس حساب های دارایی، حساب های بدهی و در نهایت هر حساب مربوط به سهام قرار می گیرد. (برای برخورداری از خدمات آنلاین حسابداری، اینجا کلیک کنید).

از این فایل به منظور مدیریت و پایش سوابق حسابهای شرکت و حسابداری دوگانه استفاده می شود، پس بسیار مهم است که درک صحیحی از مفاهیم حسابداری قبل از شروع کار با اکسل داشت.

حسابداری دوگانه چیست؟

اگر شرکت تازه تاسیس باشد، اولین تراکنش به احتمال بسیار زیاد مربوط به سهام سرمایه گذاری شده در شرکت است. به عنوان مثال، فرض کنید یک کارآفرین به نام سامان تصمیم بگیرد فروشگاه ماشین افتتاح کند. او با پس انداز یک میلیونی خود اقدام به افتتاح فروشگاه می کند و یک حساب بانکی با دریافت اعتبار ایجاد می کند.

با استفاده از مفاهیم حسابداری دوگانه، سامان می داند که این تراکنش پول نقدی شرکت (ورود بدهی) را افزایش می دهد و با افزایش حساب صاحبان سهام (ورود اعتباری) جبران خواهد شد. در فایل متناظر اکسل، تمام ورودی های بدهی باید به عنوان مقادیر مثبت ثبت شوند، در حالی که تمام مقادیر اعتباری باید با مقادیر منفی ثبت شوند.

در این مثال، سامان باید تاریخ تراکنش و توضیحاتی مانند ” سرمایه گذاری اولیه” را در سطر اول صفحه گسترده اکسل وارد کند. پس از آن مبغ یک میلیون مثبت در ستون حساب کاربری “پول نقد” صفحه اکسل و مقدار منفی یک میلیون را در حساب “حقوق صاحبان سهام” فایل اکسل وارد کند. برای تایید مقادیر، سامان باید از فرمول Sum استفاده کند تا اطمینان حاصل شود که تمام ورودی ها در هر ردیف به مجموع صفر می رسند.

به همین ترتیب با هر تراکنش، سامان یک خط به فایل خود باید اضافه کند. اگر او تجهیزات را با پول نقد شرکت خریداری کند، باید یک خط در تراکنش های خود جهت نشان دادن بدهی یا ورود مثبت ایجاد کند. به طوری که مقدار مثبت در ستون تجهزات یا دارایی و مقدار منفی در ستون حساب نقدی وارد می شود. اگر او خدمات ماشینکاری را برای یک مشتری انجام دهید، باید مقدار درآمد را در ستون درآمد و مقدار بدهی و منفی را در ستون سهام وارد کند.

درنهایت، تمام ستون ها باید جمع شوند در آخرین سطر. مجموع حساب درآمد به منظور محاسبه خالص درآمد می تواند وارد شود. ستون های دیگر مانند مجموع دارایی ها، مجموع بدهی ها و مجموع سهام نیز می توانند برای سایر محاسبات حسابداری در نظر گرفته شوند.

برای برخورداری از خدمات آنلاین وبسایت، کلیک کنید.

منبع: گروه مشاوران مالی سامان